Il 14 luglio scorso presso la Camera di Commercio di Treviso si è tenuta la presentazione ufficiale di WebCuria Odr, l’innovativo servizio di conciliazione on line offerto da Curia Mercatorum.
L’On Line Dispute Resolution (Odr) rappresenta la naturale estensione dell’Adr (Alternative dispute Resolution – Risoluzione stragiudiziale di controversie) nel mondo virtuale di internet.
Il fenomeno Odr ha avuto origine oltreoceano negli anni ’90 ed è strettamente connesso all’avvento delle nuove tecnologie legate al world wide web.

Grazie alla possibilità di avvalersi dei moderni strumenti di comunicazione (quali, ad esempio, la posta elettronica, la chat-room, la video-conferenza), s’è pensato alla possibilità di gestire telematicamente taluni strumenti di risoluzione alternativa delle controversie, potendo con ciò abbattere barriere di tempo e di spazio che sovente costituiscono un limite al concreto utilizzo, da parte di imprese e consumatori, dei tradizionali strumenti della conciliazione e dell’arbitrato “fisici”.
Si è così assistito nel panorama statunitense al progressivo espandersi del fenomeno Adr on line tanto che l’originario acronimo s’è ben presto attagliato alla nuova veste legata al Web tramutandosi in Odr.

Tra le molteplicità di modelli in cui il fenomeno s’è sviluppato negli States è prevalso in Italia quello della mediation on line, modello definito “aperto” e caratterizzato dall’esser il più prossimo alla conciliazione tradizionale: il tratto caratterizzante tale modello è infatti rappresentato dal fatto che anche on line debbono esser favoriti la comunicazione e lo scambio diretto fra le parti e il ruolo del conciliatore rimane quello di aiutare le stesse, attraverso precise tecniche di mediazione, a negoziare una soluzione soddisfacente al loro problema.

La stessa Curia Mercatorum, nello sviluppo di WebCuria Odr, ha anch’essa optato per il modello poc’anzi descritto ed al fianco del tradizionale servizio di conciliazione offerto oramai da anni dall’Associazione si pone oggi un’ulteriore strumento di risoluzione delle liti a disposizione di imprese e consumatori.
WebCuria è un’applicazione informatica che permette di gestire un intero procedimento conciliativo con un semplice collegamento ad internet: due o più soggetti potranno da oggi tentare di risolvere una lite che li coinvolge direttamente dalla propria postazione web operando senza necessità di trasferte dispendiose tanto in termini di costi quanto di tempi.

WebCuria non è infatti solo la possibilità di incontrarsi on line: l'intento di Curia è stato quello di riproporre virtualmente, nella maniera più fedele possibile, la procedura adottata per la gestione delle conciliazioni "fisiche" amministrate dall’Associazione e che vede nel momento dell’incontro solo il culmine del procedimento.
Questo si svolge con WebCuria interamente on line, dalla domanda introduttiva all’accordo finale (salvo naturalmente lo scambio di quei documenti in formato cartaceo che necessitano di sottoscrizione).
La procedura viene attivata con l’invio telematico della richiesta di conciliazione alla segreteria. Collegandosi al sito www.webcuria.com, ed effettuata la registrazione a WebCuria, sarà possibile accedere al modulo di richiesta di conciliazione on line.
WebCuria garantisce la massima riservatezza e protezione di tutte le informazioni relative al procedimento invero l’accesso all’area del sito appositamente dedicata alle parti avviene per mezzo di chiavi d’accesso personali.

Il richiedente provvederà a compilare il modulo di richiesta indicando una serie di informazioni tra le quali l’esposizione dei fatti, la specificazione delle proprie pretese, il valore della lite etc.. Al modulo potranno essere allegati i documenti in formato elettronico che la parte richiedente riterrà utili ai fini della ricostruzione degli avvenimenti.
L’invio della richiesta determina l’apertura del “Fascicolo” informatico della controversia: questo costituisce l’area riservata dedicata alle parti ove sarà possibile, in ogni momento, seguire lo stato della procedura, nonché visionare la documentazione relativa al procedimento che viene man mano archiviata nel fascicolo stesso.

Alla ricezione della richiesta da parte della segreteria, segue l’invio alla controparte, a mezzo raccomandata anticipata via e-mail, dell'Invito all'Adesione: è questo il documento con il quale WebCuria contatta la parte convenuta invitandola ad aderire al tentativo di conciliazione.
Stante la natura volontaria della conciliazione sarà necessario che la richiesta venga accettata dalla controparte, la quale potrà a sua volta procedere alla compilazione, ed al successivo invio, on line di apposito modulo di accettazione messo a sua disposizione.

Successivamente WebCuria si attiverà per l’organizzazione dell’incontro proponendo alle parti i curricula di tre conciliatori accreditati ed individuati in relazione alla natura, al valore ed alla complessità della controversia.
Appare evidente come in questo campo sia fondamentale la formazione dei conciliatori, i quali debbono padroneggiare non solo le tecniche di mediazione ma dovranno altresì esser in grado di adattare le stesse alla particolarità di un incontro virtuale.
Ricevuta la “proposta” dei conciliatori (a mezzo e-mail), le parti potranno segnalare on line la propria preferenza che verrà in automatico comunicata alla segreteria: nell’ipotesi in cui le scelte effettuate dalle parti divergessero sarà cura della stessa Segreteria individuare il conciliatore ritenuto più idoneo.

Una volta individuato, questi verrà abilitato ad accedere al fascicolo della controversia al fine di studiare la documentazione relativa alla pratica. Anch’egli dispone infatti di un’area riservata del tutto simile a quella dei contendenti, dalla quale potrà prender visione di tutta la documentazione, nonché comunicare colle parti per mezzo del servizio di posta elettronica offerto da WebCuria Odr. E’ infatti possibile da questo momento che s’instauri un dialogo tra i protagonisti della conciliazione.
Tale eventualità è rimessa alla valutazione del conciliatore il quale, seguitamente alla disamina del caso, potrà chiedere eventuali delucidazioni alle parti od anche, qualora lo ritenga opportuno, tentare un primo approccio conciliativo. E’ questa una peculiarità caratterizzante il servizio offerto; per determinate tipologie di controversie è d’altronde possibile il raggiungimento di un’intesa anche in questa fase, senza dover necessariamente giungere al momento dell’incontro.

Qualora si giunga invece all’incontro on line, il giorno prefissato, all’ora prestabilita, le parti si riuniranno assieme al conciliatore nella stanza virtuale della conciliazione, ove potranno discutere del proprio problema e tentare di addivenire ad una soluzione soddisfacente.
Val solo la pena di ricordare che il conciliatore non è chiamato a decidere la controversia, bensì ad operare secondo un approccio metodologico che si basa sul modello di conciliazione ispirato alla facilitative mediation anglosassone. Secondo questa prospettiva Curia offre alle parti la possibilità d’incontrarsi alla presenza di un terzo imparziale, il conciliatore, che non decide alcunché ma aiuta le stesse, attraverso precise tecniche di negoziazione, a raggiungere un accordo di reciproca soddisfazione.

L’incontro fra i protagonisti si svolgerà in un ambiente virtuale protetto ed appositamente sviluppato per WebCuria grazie al quale i protagonisti potranno confrontarsi per mezzo di funzioni audio/video e chat testuale: il conciliatore regolerà lo svolgimento della discussione e potrà gestire incontri congiunti e separati (c.d. caucuses ) così come avviene in un incontro fisico di conciliazione.
Il sistema permette di realizzare l’incontro anche per mezzo della sola funzione di chat testuale al fine di non precludere la possibilità di ricorrere a WebCuria a quegli utenti che non dispongano di una dotazione informatica idonea all’utilizzo delle funzionalità audio/video.
Qualora le parti giungano a risolvere la questione che ha provocato il loro contendere, il conciliatore aiuterà le stesse a formalizzare le pattuizioni nell’accordo che porrà fine alla lite: si ricorda che questo avrà valenza giuridica di vero e proprio contratto, con il quale verrà a cessare la materia del contendere in quanto interamente conciliata.

Se l’esperienza mostra che la conciliazione è di per sé un modo economico e soddisfacente per risolvere una lite, da oggi con WebCuria imprese e consumatori avranno quindi a disposizione un ulteriore strumento che consentirà di risolvere una controversia in tempi ancor più rapidi: l’esigenza di una veloce risoluzione delle liti assume particolare rilevanza nell’ambito delle controversie commerciali e la celerità della posta elettronica, principale mezzo di comunicazione colle parti, permette di abbattere notevolmente i tempi del procedimento. WebCuria, infine, è semplice ed intuitivo e non richiede particolari conoscenze informatiche per un suo utilizzo.
Al fine di valutare concretamente tutte le potenzialità del servizio offerto, visitando il sito www.webcuria.com sarà possibile reperire ulteriori delucidazioni riguardo WebCuria On Line Dispute Resolution, scaricare il pratico manuale nonché visualizzare la demo illustrativa.

Adam Leopoldo Salama
Tratto da "L'Economia della Marca Trevigiana", Agosto 2005